5 trucchi per fare di più in meno tempo

Come ottenere il massimo dalle tue 24 ore!

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Eine Frau sitzt am Computer und streckt sich

©Westend61

Di Lisa Gutknecht

Perché fidarsi di noi?

Rispondere alle mail di lavoro e preparare una presentazione importante, sbrigare le faccende domestiche, scorrere Instagram e mettere qualche “mi piace”, fare sport, meditare, cucinare per il giorno successivo, telefonare a un’amica… ah sì, e poi dormire almeno otto ore! Troppe volte 24 ore sembrano non bastare. A meno che tu non gestisca il tuo tempo in modo efficiente. Ti sveliamo cinque trucchi geniali che potranno esserti di aiuto!

La gestione del tempo è una delle grandi sfide della nostra epoca. La digitalizzazione ha infatti portato con sé molte possibilità, ma anche continue distrazioni, una sovrabbondanza di informazioni e l’essere raggiungibili sempre e ovunque. Rimanere concentrati alla scrivania per otto ore? Oggi è praticamente inconcepibile: le notifiche del telefono richiamano la nostra attenzione costantemente. Per chi fa smart working, poi, si aggiungono anche il bucato e i piatti da lavare. Le corse contro il tempo sono ormai la normalità per la maggior parte di noi. Anche a te sembra spesso di avere un milione di cose da fare, eppure finisci per non combinare nulla? Allora la nostre strategie per giornate più produttive faranno al caso tuo.

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#1 Crea una lista di cose da NON fare

Conosci anche tu quei tremendi fattori mangiatempo che ti distolgono in continuazione dal lavoro o ti fanno andare a dormire alle 2 del mattino anziché alle 10 di sera? Un tipico esempio sono i social media. Spesso è solo al decimo video di cagnolini che pensi: “Cavolo, forse ho un problema…” o almeno “Ho di nuovo perso un sacco di tempo”.

Perciò, parlando di gestione ottimale del tempo, è utile prendere finalmente coscienza di cosa te ne ruba di più: cos’è che ti distoglie continuamente dal fare quello che devi davvero fare? Scrivi un elenco di tutte le tue distrazioni quotidiane e appendi questa lista di cose da NON fare in un punto ben visibile. Così avrai sempre esplicitamente davanti agli occhi quali sono i tuoi “nemici” e potrai evitarli.

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#2 Suddividi le cose da fare in passaggi più piccoli

Hai una grossa incombenza che ti aspetta, ad esempio la tua dichiarazione dei redditi, e non sai neanche da dove iniziare? A volte una sfida sembra semplicemente più grande di te e così invece di iniziare perdi tempo in altre attività inutili e continui a procrastinare, magari facendo due chiacchiere con i colleghi, bevendo un caffè o facendo shopping online. Ti suona familiare? Ti diamo il benvenuto nel club!

Ma c’è una buona notizia: puoi anche renderti le cose più facili! Una regola d’oro per la gestione del tempo è infatti: suddividi i compiti più gravosi in tanti piccoli compiti gestibili individualmente. Potrai così sbrigarli procedendo passaggio dopo passaggio. Per la tua dichiarazione dei redditi, ad esempio, potresti prima raccogliere tutti i tuoi dati personali, poi predisporre le buste paga e infine smistare tutte le fatture e le ricevute. Ognuno di questi passi ti avvicina al tuo obiettivo, consentendoti di usare il tuo tempo in modo efficiente senza rimandare le cose.

#3 Stabilisci le priorità con intelligenza

Hai una lunga lista di commissioni e sai già che non riuscirai a sbrigarle tutte, ma devi davvero fare tutto oggi? Chiediti onestamente quali di queste incombenze devono essere risolte subito e cosa potrebbe essere rimandato anche a domani o alla prossima settimana. Qui può venirti in aiuto la cosiddetta “Matrice di Eisenhower”. Si tratta di uno dei metodi di time management più noti e apprezzati, che ti aiuterà a stabilire le priorità tra le cose da fare. La matrice è costituita da quattro quadranti:

Importante e urgente
Urgente ma non importante
Importante ma non urgente
Non importante né urgente

Assegna ogni nuova cosa da fare a una di queste categorie. Dovresti dare la priorità tutto ciò che è importante e urgente. Quanto alle cose urgenti ma meno rilevanti, puoi delegarle oppure occupartene di persona in un secondo momento insieme ad altre attività importanti ma senza scadenza urgente. Tutto ciò che non è importante né urgente entra invece nella tua lista delle cose da NON fare. Con l’aiuto di questa matrice avrai un utile sguardo d’insieme sulle tue attività e potrai stabilire le priorità con intelligenza, gestendo il tuo tempo in modo efficiente.

#4 Fai regolarmente delle pause

Come di certo saprai, il recupero è uno dei più importanti principi dell’allenamento. L’organismo è nelle condizioni di sviluppare muscoli e aumentare le sue prestazioni solo se gli viene concesso riposo a sufficienza. Lo stesso vale se vuoi migliorare la tua produttività: le pause sono parte integrante e importante del tuo lavoro. Non ha molto senso lavorare per otto ore filate, prima o poi la concentrazione calerà e aumenterà la probabilità di commettere degli errori, finendo solo per darti ancora più lavoro.

Secondo la cosiddetta tecnica del pomodoro, un apprezzato metodo di gestione del tempo, inserire frequenti pause di riposo aumenta la produttività. Dividi la tua giornata in unità di 30 minuti in cui stai concentrato per 25 minuti e poi fai pausa per i restanti cinque. Suona fattibile, vero?

Leggi qui in che modo puoi aumentare la tua concentrazione!

#5 Metti i tuoi pensieri per iscritto

La giornata lavorativa è conclusa e puoi finalmente rilassarti… se non fosse per tutti quei pensieri che ti si affollano nella testa: incombenze ancora da risolvere, nuove idee, preoccupazioni, qualcosa che ti ha raccontato una collega o che vorresti dire al tuo capo: un fiume di pensieri che producono stress, finendo magari per toglierti sonno prezioso e vanificare il tuo buon time management.

In tal caso un consiglio utile è: metti per iscritto tutto ciò che ti passa per la testa. Questo può darti sollievo immediato, garantendoti che nessuna informazione importante vada persa e offrendoti una panoramica delle cose da fare e tra cui stabilire di nuovo le priorità.

Leggi di più qui su come il Journaling può aiutarti a mettere ordine tra i tuoi pensieri.

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Fonti dell’articolo

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