To do list: la chiave per migliorare la produttività

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Di Lisa Gutknecht

Perché fidarsi di noi?

Una to do list ti aiuta a strutturare i progetti e ad aumentare la tua produttività, ma naturalmente a patto di saper utilizzare correttamente questo strumento. Scopri come le liste di cose da fare ti possono rendere la vita più facile!

Cos’è una to do list?

Le to do list sono uno degli strumenti più importanti per avere una vita più strutturata e organizzata. Non c’è da stupirsi che molte persone non riescano a concludere nulla senza la loro lista di cose da fare.

“To do” significa “da fare”, per questo si annotano punto per punto tutte le attività da svolgere, sia professionali che private. Queste possono riferirsi alle cose da fare in un giorno, in una settimana o durante un progetto.

Le to do list permettono di raggiungere i seguenti obiettivi:

avere una panoramica delle attività da fare;
stabilire le priorità;
riconoscere i propri successi.

Le liste servono a raggruppare le cose da fare, organizzarle in ordine di importanza e spuntare di volta in volta le attività concluse. In questo modo, hai una visione d’insieme migliore e puoi controllare più facilmente i tuoi successi.

Quali sono i vantaggi delle to do list?

Sappiamo bene quanto sia importante sfuggire allo stress, per questo qualsiasi mezzo è valido per vivere serenamente. Una to do list è un metodo semplice ed efficace per evitare di sentirsi sotto pressione. Vedi nero su bianco le attività da svolgere durante la giornata, puoi stabilire la loro priorità e rimandarle a un altro giorno se il tuo carico di lavoro è troppo elevato.

Quando scriviamo la nostra lista di cose da fare, accadono due cose:

Alleggeriamo la memoria: le attività in sospeso rimangono nella nostra testa e creano confusione. Le to do list ci liberano da questi pensieri e ci aiutano a concentrarci su ciò che dobbiamo fare davvero, così la nostra capacità di concentrazione aumenta.
Attiviamo il nostro sistema di gratificazione: quando spuntiamo i compiti svolti, attiviamo il nostro sistema di gratificazione nel cervello e il nostro corpo produce l’ormone della felicità dopamina. Di conseguenza, la motivazione e la produttività sul lavoro aumentano.

Consiglio: scopri nel nostro articolo tutto ciò che c’è da sapere sulla motivazione: la chiave per raggiungere i tuoi obiettivi!

Pro e contro delle to do list

Le to do list sono incredibilmente pratiche, tuttavia possono avere qualche lato negativo. Ecco una panoramica dei pro e dei contro:

Vantaggi	Svantaggi
Semplici da usare Offrono una visione d’insieme delle cose da fare Permettono di definire le priorità Alleggeriscono la memoria Sono motivanti Strutturano la quotidianità Aumentano la concentrazione e la produttività	Le liste troppo lunghe possono sovraccaricarti e stressarti Distraggono dalle attività da svolgere L’attenzione è più focalizzata sullo spuntare le cose fatte che sul processo di per sé È facile perdersi nei dettagli e non avere più una visione d’insieme

To do list: esempi

Ci sono diversi modi per stilare una lista di cose da fare. Fondamentalmente puoi annotare le attività da svolgere su un foglio di carta o su un Post-it, ma anche il calendario o un taccuino vanno benissimo. In alternativa, è possibile creare una tabella Excel oppure utilizzare una app sullo smartphone.

Scegli un metodo e un luogo in linea con te e che puoi integrare tranquillamente nelle tue abitudini quotidiane. Se sei spesso in cucina, puoi appendere la tua to do list sul frigorifero. Se invece passi la maggior parte del tempo davanti a uno schermo, una lista digitale può essere la scelta migliore.

È possibile distinguere tre tipi di to do list:

Giornaliera: annoti tutte le cose da fare in ordine di importanza. Non appena porti a termine un’attività, inserisci una spunta.
Ampliata: oltre alle attività, scrivi una stima del tempo necessario per svolgerle. Questo tipo di lista è utile soprattutto in caso di progetti più grandi.
Complessa: metti nero su bianco tutte le informazioni importanti su un’attività: tempo, responsabilità, mezzi, ecc. Lo svantaggio della lista complessa è il rischio di perdere velocemente la visione d’insieme, per questo è importante rimanere concentrati sull’essenziale. Una to do list complessa è pratica se diverse persone partecipano a un progetto.

Consigli per una to do list ben fatta

Affinché una lista di cose da fare sia un valido strumento per facilitarti la vita, devi prestare attenzione ad alcuni aspetti. Di seguito, trovi degli ottimi consigli da seguire.

Segui la regola 1-3-5

Una difficoltà che molti incontrano è decidere cosa scrivere su una to do list e quante attività annotare. Durante questa prima fase, la cosiddetta regola 1-3-5 può esserti d’aiuto.

In cima alla tua lista deve esserci solo una cosa da fare: è la più importante e normalmente è anche quella che ti porta via più tempo. Sotto annoti 3 attività altrettanto importanti da svolgere, ma che sembrano essere meno urgenti. Seguono poi altri 5 punti di cui eventualmente ti puoi occupare il giorno successivo.

Scrivi la to do list di sera o a inizio settimana

Molti scrivono la lista di cose da fare la mattina presto. Sembra essere una cosa logica, ma può ridurre la tua produttività poiché perdi del tempo prezioso per priorizzare le tue attività. Prendi invece l’abitudine di scrivere la tua to do list la sera prima, come parte della tua routine serale. Questo è il momento in cui hai ancora in mente tutto ciò che devi fare, quindi non rischi di dimenticare qualcosa di importante. Puoi dormire tranquillamente e la mattina dopo puoi iniziare in modo attivo e produttivo la giornata.

In alternativa, scrivi all’inizio di ogni settimana la to do list per i sette giorni successivi. Il vantaggio è quello di avere una buona visione d’insieme della pianificazione settimanale, che ti permette di rispondere velocemente ad eventuali richieste di appuntamento.

Stabilisci al meglio le priorità

L’aspetto fondamentale di una to do list è l’organizzazione delle priorità. Non ti sarà utile scrivere un elenco di attività senza un ordine di importanza: finirai per fare solo ciò che ti rende felice, mentre i compiti più urgenti come la contabilità rimarranno sulla lista.

La cosiddetta matrice di Eisenhower ti può aiutare a stabilire le priorità suddividendole nelle seguenti categorie:

Compiti A (urgenti e importanti): devono essere svolti immediatamente.
Compiti B (importanti, ma non urgenti): normalmente sono progetti ampi e a lungo termine, di cui ti puoi occupare in seguito o che puoi delegare.
Compiti C (urgenti, ma non importanti): nel migliore dei casi li puoi delegare oppure devi pianificare ogni giorno uno slot di tempo da dedicargli.
Compiti D (non urgenti, non importanti): sono poco importanti, quindi li puoi svolgere dopo tutti gli altri se hai tempo.

Se applichi la regola 1-3-5 a questa Matrice, la tua to do list potrebbe essere come la seguente:

Compito A: preparare il meeting
Compito B: creare la presentazione
Compito C: cancellare il viaggio
Compito C: pagare la fattura
Compito B: creare la presentazione
Compito B: creare la presentazione
Compito B: creare la presentazione
Compito C: archiviare le fatture
Compito D: ordinare la cancelleria

Suddividi le attività più impegnative in compiti più piccoli

Se le attività ti richiedono così tanto tempo che alla fine della giornata ne hai svolte solo una o due, subentra rapidamente un senso di frustrazione. In questo caso, cerca di suddividerle in compiti più piccoli. Ad esempio, se vuoi organizzare un trasloco, invece di scrivere “trasloco” annota sulla tua to do list le singole cose da fare: contattare la ditta di traslochi, trovare un’isola ecologica per smaltire i rifiuti, cercare nuovi inquilini, ecc.

Importante: non annotare troppe piccole attività, altrimenti corri il rischio che la tua lista diventi troppo lunga inutilmente. Anche questo potrebbe comportare più frustrazione che motivazione. Abituati a fare subito le cose che richiedono meno di cinque minuti, senza neanche scriverle.

Non utilizzare la tua to do list come calendario

Gli appuntamenti non hanno nulla a che vedere con la to do list, anzi la rendono poco chiara. Naturalmente puoi scrivere le tue attività quotidiane nel calendario, ma non devi confondere le due cose. Ti suggeriamo di dare uno sguardo ai tuoi impegni prima di dedicarti alla tua lista di cose da fare, così ti rendi conto di quanto tempo hai effettivamente a disposizione e di ciò che realisticamente riuscirai a portare a termine.

In breve

Le to do list sono uno strumento importante per organizzare le giornate in modo più strutturato e produttivo.
Le liste di cose da fare permettono di annotare chiaramente le attività da svolgere, stabilire le priorità e riconoscere i propri successi.
I vantaggi più significativi delle to do list sono due: la memoria si alleggerisce e il sistema di gratificazione si attiva.
L’elenco di cose da fare non deve essere troppo lungo e le attività devono essere annotate in ordine di importanza.
L’ideale sarebbe scrivere la to do list la sera per il giorno dopo oppure a inizio settimana per i 7 giorni successivi.
Spuntare le cose fatte ha senso solo se le attività sono brevi, ma durano comunque più di cinque minuti ciascuna.

Fonti dell’articolo

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